Dla firmy celem jest pozyskanie i skuteczne skonsumowanie dotacji.
Dla instytucji „prawidłowość wydatkowania środków publicznych”.
Już samo to rozróżnienie pojęć „dotacja” vs. „pomoc publiczna” pokazuje,
że perspektywa stron jest nieco inna.
Beneficjent chce mieć możliwie proste procedury i pewność zachowania cash flow
w przedsiębiorstwie (co zależy m.in. od wpływu i rozliczania transz pieniężnych). Instytucja z kolei pilnuje, by każda złotówka została rozliczona zgodnie z wytycznymi.
I w tym napięciu – pomiędzy elastycznością a kontrolą – kryje się clue rozliczania projektów. A przecież zarówno przedsiębiorca, jak i urzędnik chcą dokładnie tego samego: spokojnego snu.
Problem?
Na papierze wszystko wydaje się proste: realizujemy projekt zgodnie z harmonogramem, opłacamy faktury w terminie, a co jakiś czas składamy wniosek o płatność. Instytucja natomiast oczekuje potwierdzenia, że projekt przebiega zgodnie z umową.
Gdzie więc kryje się wyzwanie? W różnicy między planem a codziennością. Projekt to nie tylko Excel i faktury – to też ludzie, dostawcy, decyzje podejmowane w biegu i sytuacje, których nie dało się przewidzieć (np. na etapie przygotowania wniosku
o dofinansowanie). To właśnie tam, w praktyce dnia codziennego, pojawiają się komplikacje.
Wniosek o dofinansowanie a rzeczywistość projektowa
Wszystko zaczyna się od dobrze skonstruowanego wniosku o dofinansowanie. To w nim określamy koszty, typy umów, procedury zakupowe, harmonogram realizacji projektu
i kamienie milowe. Oczywiście elastyczność jest ograniczona realiami biznesowymi i formalnymi, niemniej warto mieć już wtedy na uwadze, że po pozyskaniu dotacji przyjdzie nam realizować projekt.
Wniosek piszemy kilka-kilkanaście tygodni, a umowa, której jest załącznikiem, obowiązuje przez cały czas realizacji, zazwyczaj kilka lat – i przez cały ten okres rozliczenie wymaga spójności z wnioskiem (choć może podlegać zmianom, np. w formie aneksów).
Wyzwanie polega na tym, że życie (projektowe) zazwyczaj odbiega od pierwotnej treści wniosku. Projekt może trwać kilkanaście miesięcy albo kilka lat, a w tym czasie zmieniają się ludzie, potrzeby, sprzęt czy warunki rynkowe. Nie jest to nic nadzwyczajnego – to naturalny rytm biznesu.
Czy takie zmiany oznaczają porażkę? Wcale nie. To raczej sygnał, że trzeba elastycznie zarządzać projektem i na bieżąco godzić realia biznesowe z wymaganiami formalnymi.
Rozwiązanie
Jeszcze zanim projekt wystartuje (co formalnie może się rozpocząć nie później niż dzień po złożeniu wniosku, a jeszcze przed zawarciem umowy o dofinansowanie), warto zdecydować, kto zajmie się jego rozliczaniem – pracownik firmy czy zewnętrzny specjalista. Wybór trzeba przemyśleć, bo sposób prowadzenia rozliczeń często przesądza o powodzeniu przedsięwzięcia. Aby przejść suchą stopą przez projekt, potrzebne są odpowiednie kompetencje. Jakie powinien mieć Twój specjalista rozliczający dotacje?
Rozliczanie dotacji – wiedza specjalistyczna czy wiedza tajemna?
Upraszczając – potrzebna jest osoba znająca podstawy pomocy publicznej, skrupulatna, posiadająca umiejętności analityczna, a także komunikatywna (zazwyczaj nie unikniemy bezpośredniego kontaktu z opiekunem projektu). A zatem specjalista, najlepiej z doświadczeniem w „branży”.
Czy to jednak wystarczy? Logika podpowiada, że tak, doświadczenie sugeruje, że nie. W teorii: w rutynowych działaniach, w średnio-złożonych projektach, w typowych procedurach takie doświadczenie powinno wystarczyć. Ale rzeczywistość rzadko bywa w pełni „typowa”. By nie budować przesadnego napięcia – o ile nasza firma nie realizowała podobnego projektu, w ramach konkretnego programu, to przypadek raczej nie będzie typowy.
Zatem – stosując zasadę Pareto – 80% potrzebnych kompetencji to wiedza specjalistyczna, a pozostałe 20% to może nie wiedza tajemna, a… tajemnica warsztatu. Praktyka zdobyta na bazie licznych projektów, poszczególnych case’ów, procesów, jak
i kontroli (w trakcie, zaraz po zakończeniu projektu, lub w okresie jego trwałości).
”Zgodnie z literą prawa” czy “Zgodnie z prawem”
Każdy projekt ma swoje niuanse – inne programy, odmienne regulacje, różne oczekiwania urzędników (cóż, zdarza się np., że instytucja regionalna inaczej „patrzy” na dany przepis, niż instytucja centralna). Dlatego obok znajomości przepisów i wytycznych potrzebna jest też umiejętność radzenia sobie z wyjątkami i interpretacjami, których nie da się literalnie wyprowadzić z zapisów umowy czy aktów prawnychwytycznych. Klasyczne ad litteram vs secundum legem. Wieloletnie (i wieloprojektowe) doświadczenie podpowiadauczy nam na jak duży apetyt na ryzyko możemy sobie w danej sytuacji pozwolićjak i kiedy działać zgodnie z prawem, a kiedy bezpieczniej z biznesowego punktu widzenia i mądrzej – zgodnie z literą prawa.
Umiejętne uzasadniania zmian w wniosku to oprócz dobrej konstrukcji wniosku klucz do rozliczeń bez większych turbulencji.
Przykłady? Proszę bardzo.
Przykład 1: Zmiany w projekcie
Czasem wszystko dzieje się naraz: zmiany w zespole + nowe typy umów + wniosek o płatność + pomysł, jak zagospodarować oszczędności. Brzmi jak kombinacja alpejska? Rzeczywistość, np. w projektowa w dużych projektach badawczo-rozwojowych bywa wymagająca. W napiętym harmonogramie, przy wielu równoległych operacjach, to nie jest nieprawdopodobny scenariusz.
Jak przez to przejść bez strat? Kluczowe jest dobre przygotowanie:
- precyzyjnie opisać zakres i uzasadnienie zmian,
- sprawdzić, czy są zgodne z wnioskiem i trybem zmian wynikającym z umowy,
- uwzględnić ewentualne przesunięcia kosztów (niewykluczone, że wraz z uzasadnieniem),
- złożyć wniosek o płatność (rozliczając otrzymaną poprzednią transzę).
Nie bez znaczenia jest też styl współpracy z instytucją – opiekun projektu też jest tylko człowiekiem i nie tylko naszym projektem się zajmuje, a to z nim musimy uzgodnić jednoczesne zmiany na kilku polach. Przejrzysta komunikacja i dobry timing potrafią uratować płynność finansową projektu i całej firmywcale nie są bez znaczenia np. dla płynności finansowej projektu.
Przykład 2: Kontrola
Kontrola to słowo, którego nikt nie lubi, ale trzeba się z nim oswoićo nim pamiętać. Może przyjść w różnych momentach:
- w trakcie realizacji projektu – np. w sytuacji gdy nasz projekt zostanie wylosowany do próby w ramach rocznego planu kontroli danej instytucji
- na jego zakończenie projektu,
- w okresie jego trwałości (zwyczajowo 3 lata dla MŚP, 5 lat dla dużych firm),
- ad hoc – gdy pojawią się wątpliwości co do prawidłowości.
Wydaje się, że nigdy nie jest dobry moment na podjęcie kontroli (przecież business always first). Szczęśliwie można się do niej przygotować (Beneficjent jest informowany z co najmniej kilkudniowym wyprzedzeniem). Najlepszą strategią jest jednak działać tak, jakby kontrola mogła przyjść każdego dnia – trzymać porządek w dokumentach, stworzyć właściwe procedury i trzymać siępilnować ich, również gdygdy pojawiają się zmiany w projekciee wniosku.
Na koniec, równieżRównie istotna jest odpowiednia obsługa zespołu kontrolującego, przygotowanie dokumentów z odpowiednim wyprzedzeniem i budowanie atmosfery wzajemnego zaufania.
Podsumowanie – kluczowe lekcje dla przedsiębiorców
Rozliczanie dotacji może przebiegać w sposób kontrolowany i przewidywalny, jeśli od początku przyjmiemy właściwą perspektywę. O czym warto pamiętać?
- Wniosek o dofinansowanie to fundament. To nie tylko formalnośćsposób na pozyskanie dotacji, ale dokument, który przez lata będzie punktem odniesienia. Im lepiej zaplanowany na starcie, tym mniej problemów później.
- Projekt żyje. Zmiany w zespole, harmonogramie czy budżecie są naturalne. Ważne, by umieć je formalnie opisać, uzasadnić i skoordynować z instytucją.
- Specjalista od rozliczeń to nie koszt, lecz inwestycja. Dobrze przygotowanaKompetentna osoba – wewnętrzna czy zewnętrzna – potrafi oszczędzić firmie mnóstwo czasu i nerwów.
- Procedury to sprzymierzeniec. Jasne zasady działania i porządek w dokumentach sprawiają, że kontrole nie są zagrożeniem, lecz naturalnym etapem projektu.
- Komunikacja to klucz. Urzędnik po drugiej stronie nie jest przeciwnikiem, tylko partnerem. Im bardziej przejrzysta współpraca, tym łatwiej rozwiązywać nieuniknione trudnościwyzwania.
I tu pojawia się rola konsultantów, którzy nie tylko zdobyli dotacje na dziesiątki projektów, ale też przeszli liczne kontrole i audyty wniosków, również tych – składanych przez inne agencje. W Grantway zdejmujemy z przedsiębiorców nie tylko ciężar formalności, ale i decyzji – szczególnie wtedy, gdy kryzys wymaga pewności zamiast zgadywania.
Ostatecznie każdy chce tego samego: by projekt został zrealizowany, rozliczony i zamknięty bezpiecznie. A wtedy można nie tylko spokojnie spać, ale i planować kolejne kroki rozwoju firmydziałania w firmie – często z nowymi środkami unijnymi w tlenawet te dotacyjne.
